Delegare non basta. Bisogna farlo in modo efficace.

DELEGARE NON BASTA. BISOGNA FARLO IN MODO EFFICACE.

 

Negli ultimi mesi mi è stato chiesto da diverse aziende di fare delle attività di Executive Coaching su figure strategiche per l’azienda per cui lavoravano, che avevano a causa dell’aumentare del lavoro e del momento particolare che stiamo vivendo, difficoltà a delegare.

Ripetutamente è stato detto che tutti abbiamo ventiquattro ore, quindi bisogna trovare metodi alternativi per tirare “la coperta del tempo”.

La delega è uno degli strumenti migliori che si possano usare quando si lavora, ma bisogna utilizzarla con cautela per evitare di demandare troppo ad altri e perdere così il controllo della situazione.

Delegare in modo efficace, consente di ricavarsi del tempo da dedicare ad attività ad alto valore, e lasciar perdere il resto, evitando la trappola del micro management.

Dopo più di quindici anni di esperienza in piccole, medie, grandi aziende, sia in Italia che all’ estero, posso dire con fermezza che il peggiore di tutti i mali all’ interno di una organizzazione, sia essa un’azienda, una squadra di calcio o qualsiasi altro sistema composto da persone, è proprio il micro management.

Questa espressione significa detto in parole povere, voler mettere il becco ovunque, soprattutto nelle attività delle persone che riportano a un Manager, il quale per definizione, dovrebbe avere una visione privilegiata dall’ alto e pertanto vedere a livello macro invece che micro, poiché più si scende nel dettaglio, più ci vuole tempo e in teoria, chi ricopre determinate posizioni, di tempo non ne ha certo da sprecare.

C’è un fattore sicuramente giustificativo e comportamentale in questa situazione. Infatti chi si perde in questo bruttissimo meccanismo, molto italiano, lo fa perché non riesce a delegare. Il bisogno di controllo prevarica fortemente sulla psiche della persona che dovrebbe delegare, il potenziale delegante infatti, si sente più sicuro se ha la percezione di poter controllare tutto, pertanto a parole delega e lascia libera di decidere una sua risorsa, ma poi ahimè, non riesce a resistere e richiama all’ ordine la persona, portando in evidenza le proprie rimostranze. Un altro fattore negativo in merito a questo tema a me molto caro, poiché quello che stai leggendo l’ho vissuto sulla mia pelle diverse volte e in diverse realtà aziendali, è una parola formata da tre lettere, nemico numero uno delle relazioni interpersonali. Stiamo parlando infatti dell’EGO.

Ammesso che si riesca a delegare, spesso non lo si riesce a fare in modo efficace, e ancora più spesso, vogliamo dire la nostra pur avendo delegato, dovendo evidenziare al delegato appunto, che noi avremmo fatto diversamente e soprattutto facendogli capire che lo avremmo fatto anche meglio. Visto tantissime volte e anche adesso in qualità di Executive Coach per le aziende, mi trovo spesso queste situazioni e c’è davvero molto da lavorare per far prendere consapevolezza, di quanto tempo si vada sprecando per non parlare della frustrazione che si crea nelle persone, quando ci si perde nel micro management.

Ora, io non ho la ricetta perfetta, allo stesso tempo quello che leggerai nelle prossime righe, se lo applicherai, ti permetterà di vivere un po’ meglio il tempo che hai a disposizione ed essere anche un Leader più amato e rispettato.

Pronto per leggere i dieci principi fondamentali della delega efficace? Bene, cominciamo allora.

1. Focalizzati sulle tue attività ad alto valore

È un termine che abbiamo utilizzato nell’articolo precedente, devi individuare ciò che ha molto valore e ciò che invece ne ha meno, e concentrati ovviamente su ciò che per te ha un valore altissimo. È da qui che viene la rendita del tuo lavoro, pertanto fai le cose più importanti e delega poi il resto. Quindi è essenziale che tu sia consapevole di ciò che è più importante per te e per la riuscita del tuo lavoro, e cosa invece può essere demandato all’ esterno.

2. Fa ciò che sai fare meglio e delega il resto

Potresti pensare che sia una ripetizione del punto uno, ma credimi non lo è. Infatti prima abbiamo parlato di valore, cioè di ciò che deve essere assolutamente fatto, mentre qui parliamo di ciò che TU sai fare meglio. Ecco, concentrati su ciò che ti riesce bene, e come prima, fai fare agli altri più esperti di te, quello che se fosse fatto da te uscirebbe male.

3. Delega a una persona di comprovata competenza

Ti sei mai chiesto chi potrebbe essere il tuo sostituto se tu per una causa di forza maggiore non potessi fare il lavoro che devi svolgere e se questi non fosse fatto, la tua attività o azienda, perderebbe una bella parte di fatturato? Se delegherai delle attività importanti alla prima persona che passa, senza esserti fatto prima questa domanda, è molto probabile che il lavoro verrà fatto male, e tu o qualcun altro dovrete rimetterci sopra le mani, e come hai letto all’ inizio di questo articolo, è il tempo la tua risorsa più preziosa, tienilo bene a mente e oltre alla domanda sopra, chiediti chi è la persona a cui puoi delegare il tuo lavoro ad occhi chiusi, e se non ti viene subito in mente, vuol dire che non l’hai ancora individuata, investi del tempo per trovarla, potrebbe essere colui o colei che ti faranno uscire dalle sabbie mobili quando ti ci troverai.

4. Definisci il compito in modo chiaro

Quando hai individuato la tua persona (o le persone) di fiducia, mi raccomando sii chiaro e dettagliato sul risultato che vuoi ottenere. Investi tempo a capire se ti sei spiegato al meglio e se tutti i dettagli che hai fornito sono stati recepiti nel modo corretto. Chiedi più volte e nei punti strategici se il delegato a fare il lavoro ha delle domande specifiche, assicurati poi di farti ripetere come deve essere svolto il lavoro, in modo tale da aver chiaro come sei stato percepito.

So che leggendo potrà sembrarti un processo molto lungo, ma credimi non lo è, ed in ogni caso, più investi tempo prima di delegare, più eviterai poi di verificare il lavoro, e come è stato svolto, avendo invece tangibile il risultato.

5. Stabilisci un termine di consegna

Ebbene si, torniamo in pratica a parlare sempre di obiettivi. Nel punto quattro, hai definito l’obiettivo, o risultato se preferisci. Ora è il momento, come tutti gli obiettivi, di fornire una data di scadenza, in modo tale da poter verificare quello che nel mondo edilizio viene chiamato SAL (Stato Avanzamento Lavori). Anche qui sii specifico, espressioni come “La prossima settimana” o “entro la fine del mese” mi spiace, ma non sono accettabili. Devi definire una data di scadenza ben precisa, un orario o se proprio vuoi essere elastico, definire se sarà di mattina o di pomeriggio.

6. Stabilisci i criteri di misurazione della performance

Sarà opportuno ed importantissimo sia per chi delega, che per chi viene investito della delega, decidere quali saranno i criteri di misurazione dell’attività delegata che si sta portando avanti. Nello specifico, chiedetevi “come misurerete i progressi”? Dovete essere d’accordo entrambi, mi raccomando!

7. Accordati sulle risorse a disposizione

Elemento importantissimo per chi delega. Assicurati che chi dovrà fare il lavoro al tuo posto, abbia tutti gli strumenti e le risorse che le servono per portare a termine l’attività, una volta delegato infatti, devi essere libero di usare il tempo con la testa libera, altrimenti c’è il rischio che non farai bene né una, né l’altra cosa. Ricorda anche nel caso deleghi ad una persona di andare ad esempio ad una trattativa al tuo posto, di lasciargli il giusto potere decisionale, o settare insieme a lui o lei, fino a dove può spingersi senza dover chiedere l tuo permesso, insomma, definite bene tutto quanto possa servire a questa persona, per fare le tue veci.

8. Accordati sulle conseguenze

Quali sono le conseguenze per la persona che porterà a termine la tua delega? Ci saranno dei premi per lei? Si sentirà più motivata ad aver compiuto il lavoro al posto tuo? Quello che gli hai fatto fare, è importante per questa persona? Ricordati che uno dei capisaldi della Programmazione Neuro Linguistica, è che ognuno ha la sua esperienza soggettiva, pertanto ciò che può essere scontato per te, per un’altra persona può non esserlo, stessa cosa vale per una cosa importante.

9. Mettilo per iscritto

Immagino possa essere fastidioso, ma ricordati, più tempo impieghi a strutturare la delega. Meno ne spenderai per verificare che tutto sia stato fatto come volevi. Inoltre la persona che starai delegando si sentirà maggiormente investita a livello psicologico, del ruolo di tuo esecutore e accrescerai ancora di più la motivazione se scriverai per filo e per segno quali sono gli obiettivi, le tempistiche e i criteri di misurazione degli avanzamenti. Manda una mail a tutte le persone che interagiranno con il delegato, in modo tale da metterlo nelle condizione di poter fare richieste senza che siano ostruzioni da parte di nessuno.

10. Verifica sempre ciò che ti aspetti

Una trappola molto comune in cui tutti finiamo, è quella di delegare un lavoro e poi dimenticarcene. Delegare in modo efficace, non significa abdicare, significa infatti aver dato a qualcun altro un compito che riteniamo possa essere fatto meglio e più velocemente di quanto faremmo invece noi, e che avrebbe portato poco valore alla nostra attività e sottratto del tempo invece ad attività più importanti e magari strategiche. Detto questo, la responsabilità di ciò che abbiamo delegato, resta sempre nostra, ed è nostro il compito di verificare come sia stata eseguita e portata a termine. La delega di fatto è qualcosa di temporaneo, ed una volta ottenuto il risultato desiderato, quel compito torna ad essere in carico a noi.

So che non è facile applicare tutto quanto hai letto, l’obiettivo allo stesso tempo è sempre il solito. Individua quei due, tre passaggi che più ti hanno interessato e falli tuoi, sicuramente farai dei progressi e piano piano potrai implementare sempre più processi, ma soprattutto comincerai a gestire ancora meglio di quanto stai già facendo, il tuo tempo.

Grazie per la tua attenzione e alla prossima!

Riccardo